我是如何用Notion来进行知识管理的

大概是无知者无畏吧,我曾一度对「知识管理」嗤之以鼻,认为不过是贩卖焦虑的概念,转而推崇「读过的书都会成为你的一部分」这类鸡汤观点。但当我日复一日花大量时间在阅读RSS、听播客上,却发现既无法帮助提升认知,又无助于沉淀输出后,我知道我错了。

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这张图,让我认识到了自己究竟错在了哪里——我每日的信息获取,大概只实现了图中的一、二步,即从纷繁的资讯中,获取零碎的信息。没有整理、归纳、总结和内化,信息终是信息,难成体系。于是,我潜心研究了下知识管理相关的工具和流程。终于借助Notion这一强大的笔记工具,形成了套可堪一用的知识管理方法。

1 由来

1.1 DIKW的启示

上文那张图,源于知识管理界一个著名的概念——DIKW体系,即资料(Data)、信息(Information)、知识(Knowledge)、智慧(Wisdom)。四个层级是依次递进的,每一层级都从上一层级中汲取内容。这其中信息 - 知识的过程,其实就是「知识管理」的过程。这个过程并非一蹴而就的,所以我把它作了下衍生。

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这样能更好地解释,知识管理是一个不断激活和更新的动态过程。而我想要实现的,就是针对这个过程,形成标准化的流程,并提升其效用。

1.2 流程和工具的演变

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起初我只是用Pocket/Instapaper这类稍后读App,去采集信息源中有意思的内容。但是很快,就陷入了「马了就是读了」的困境,read it later变成了read it never。

于是我强迫自己定期挑选其中的部分内容,读完后添加至Evernote,并且建立了一套详尽的分类和标签体系。但是很快我就发现在这种策略下, Evernote完全沦为了一种稍加组织的资料库,而其中的多数内容,都能从网上被检索到。

随着Evernote的日渐臃肿,我转投了轻便的笔记本应用Bear。更简洁的标签体系,和完善的Markdown支持,让它成为了我真正意义上的「数字笔记本」。我在上面记录学习和读书笔记,并且建立了相同主题笔记的索引,来更好的管理内容。

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不过,尽管我努力地去结构化内容和建立联系,信息终究还是以输入时的组织形式被保存。也就是说,如果读了同一主题下的几本书,我会用数篇笔记来记录。尽管它们之间可能相互引用,但终究还是彼此独立的内容。

1.3 《高效信息管理术》

今年疫情期间,我读了@Louiscard 在少数派的付费专栏《高效信息管理术》。他在文章里提出的「大纲」和「数据库」概念,完美的解决了信息和知识零碎、可用度低的问题。在他文章的启示下,我终于有了一套从信息的收集、处理,到整理、输出的全流程方法论。

但是仅靠 Bear,无法完全实践这个方法。而我又不想假借过多管理工具,造成流程和内容的割裂。这时候,Notion就进入了我的考虑范围。

2 Notion

2.1 All-in-one的Notion

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Notion作为新生代的笔记工具,有很多过人之处,官方的一句话介绍是:The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases。这段描述毫无吹嘘的成分。尽管在四个领域内,Notion的表现各有高低,但作为一款强大的全平台Web App,确实有All-in-one的底气。

Notion主要由三个内容单元——Block、Page和Database构成。Block可以是任意文本、列表、表格、代码或网页书签,Page则是Block的集合,Database又是Page的集合。最妙的是,Notion采用一种「无极」的内容组织形式,即Block、Page和 Database三者可以互相包含——Page组成Database,但Page中又可以插入Database。

关于Notion的详细介绍和使用技巧,可以参考@177 的视频教程,或者@linmi的博客和中文社区

2.2 为什么是Notion

如上文所说,Notion多样而具创造性的内容组织形式,使它与其他笔记应用相比,能适用于更多不同的场景:

  • 支持剪藏网页,支持Markdown,解决了信息录入的问题
  • 表格视图的Database,能很好的契合零碎信息的收录和查找的场景
  • 每个Block都可以被链接,支持丰富的内容格式(尤其Toggle list),可以用作知识大纲
  • 看板视图的Database和待办提醒,可以用作输出时的项目进度管理

不过Notion也并非没有缺点,至少在我这个Markdown「原教旨主义者」看来,对Markdown支持的不全面(比如链接和图片的引用),让它在笔记记录上有些减分。还有,国内较差的网络响应速度、缺少原生离线的客户端,也是很多人抵触它的原因。

说到底,Notion的精神内核,还是一个基于Web的富文本笔记应用。而我的应对之策是,笔记仍使用Bear来记录,如有必要再导入Notion。

3 流程

3.1 整体介绍

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整体的流程,可以大致拆解为如下六个步骤:

  1. 采集:从日常接触的资讯内容中,采集有价值的部分
  2. 处理:对采集的内容进行分类、标注、总结等处理
  3. 数据库:将值得提炼的内容,提取后插入内容数据库中
  4. 大纲:总结和提炼内容,检查是否需要填充或完善大纲
  5. 记忆(非必要主流程):将需要特别记忆的部分提取出来,制作成Anki卡片记忆
  6. 输出:以项目的形式,通过实践和输出来运用知识

我制作了一个Dashboard的Page作为启动页,方便自己快速导航至需要的内容。你可以籍此了解我大致的知识库内容结构。

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3.2 采集和处理

对我来说,最重要的信息源是上百个RSS订阅源,和几十个订阅播客。每天我会预留一定的时间,来浏览和清理它们。信息的输入必须节制而高效,否则很容易就会陷入「信息过载」中。对大部分新闻资讯内容,扫视标题浏览即可,毕竟时效高、信息密度低的内容,对知识体系的建立基本是没有帮助的。

对夹杂在其中的5%有价值的内容,我会先标记稍后读。然后用成块时间,完整地阅读这部分内容。这相当于内容的二次过滤。粗读后仍觉得有价值的,我会用Chrome 网页采集插件采集至Notion。

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接下来是对这部分内容的进一步加工处理,包括以下步骤:

  1. 修改标题,使其能概括文章内容
  2. 移动Page至对应的分类下
  3. 补齐文章日期、作者、平台等元数据
  4. 判断是否需要提取信息和纳入数据库和大纲,纳入看板视图
  5. 调整文章格式,去除不必要的信息
  6. 精读内容,对重要的部分进行高亮和批注,读完后进行评分和总结

3.3 数据库

处理完采集的内容后,并不意味着它们已能完全为我所用了,因为信息组织形式还是一篇篇的「文章」。到实际使用的时候,这种组织形式下的内用,使用效率是比较低的。

内容数据库的概念,就是为了更好地服务于「使用信息」这个目的。比如,如果有一个关于「名人名言」的内容数据库,每一行记录标注了主题。那么当你写作时,想引用某一主题下的名人名言时,就会变得轻而易举。

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当然要使用内容数据库,首先得根据实际场景来设计和建表,以方便查找和提取内容。至于插入其中的数据,可以是上一步处理过的内容中所提取的信息,也可以是直接输入的内容,比如听播客过程中摄取的知识。

Notion表格视图Database的展现形式,几乎和MySQL表相差无几,可以自定义表格的列名和类型(数值、标签、文本等)。同时,每一行数据又都是一个单独的Page,可以点击展开,在其中记录详细的内容。取用信息时,就可以根据列名先定位数据,再展开Page获取详细内容。

3.4 大纲

有层级关系的内容,树状结构无疑是最好的展现形式了。所以用大纲(Outline)来呈现和组织知识结构,是再自然不过的了。建立大纲最大的难点,在于怎么确定主干结构。一个技巧是,挑选这个领域内最经典的书籍,参照它的目录来建立。

当然,一本书通常是不能涵盖领域内的全部内容的,并且,知识也会随时间推移而过期或更新。所以,必须阶段性地检视大纲结构,根据自己的认知对它进行修改、补充或删除。

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Notion Page中的Toggle list,虽然比不上OmniOutliner这类专业的大纲工具,但是支持插入所有Block所支持的内容,就已经足够强大了。而且,大纲中的任意一级都可以被链接或链接至别的Page,能实现和数据库或剪藏库中内容的关联。

3.5 项目和输出

我朋友@半撇有句slogan叫「做是最好的学」,我深以为然。如果学习是为了实践,那么信息的输入自然也是为了输出。向外输出内容,就相当于遍历了自己相关的知识体系。这不仅是一个回顾知识的过程,也是一个获取新知的过程。我就时常因为新的写作项目,厘清了很多本来模糊的概念,接触到不少新的知识。

Notion的Block可以存放资料和文本,又能随意调整顺序,很适合用来制做写作构思时的内容卡片。加上所有的知识体系内容都在其中,用Notion来做写作的前期辅助,便成了很自然而然的过程。比如本文,就是先有了大概的思路和一堆内容卡片后,在其基础上形成了完整的写作大纲。另外,Notion的看板视图,也让简单的项目管理成为了可能。

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另外,Notion的看板视图,也让简单的项目管理成为了可能。上图左半边,就是我进行装修时,所建立的项目视图,包括相关资料的收集、方案的确定、待办清单和相关账目记录,等等。

4 结尾

PM大概是世界上最抵触「非标」的一群人了,所以能形成这样一套标准化的知识管理流程,身为产品狗的我还是颇为满意的。但是旁人如果想参考,需要注意的是,启动需要很大的动力及成本。不过当然,收益也是可期的。

此外,Notion作为基础工具,还是可以有不少提升点的。除了上文提及的网络因素、离线支撑外,我个人对Notion最大的期待,是对「脑图」的支持。如果说大纲呈现的,是知识的内在层级的话,那脑图所呈现的,就是知识的内在关联。两者相辅相成,能让这个一站式知识管理工具更上一层楼。

PS. Notion还有个强大的Feature,就是支持笔记的公开链接访问,所以这里是本文的Notion 版本

参考资料

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